Hotel Sales Correspondence
Bagi seorang sales khususnya dalam sebuah organisasi hotel, korespondensi beserta data dokumennya sangat sangat penting. Kenapa? Karena isinya urusan DUIT. Makanya semua harus serba rapi, dan dilakukan secara mendetil, jangan sampai ada kesalahan, yang tentunya akan berdampak pada revenue hotel.
Mengenai korespondensi bisnis secara umum sudah pernah dijabarkan dalam post blog Business Correspondence. Kali ini, kita bahas lebih jauh mengenai korespondensi yang dilakukan seorang sales hotel berdasarkan proses penjualan yang dilakukan, kurang lebih sebagai berikut:
#1 Generate leads
ini merupakan proses awal penjualan produk/jasa sebuah hotel, dimana seorang sales mencari potential customer, bentuknya bisa berupa sales call, ikutan trade show, ataupun posting di social media. Dokumennya seperti fact sheet, brosur, flyer, ataupun lembar promosi lainnya, baik secara cetak maupun digital.
#2 Qualify leads
dalam tahap ini seorang sales berdiskusi dengan calon customer/tamu mengenai kebutuhannya untuk menginap, makan/minum, ataupun penyelenggaraan kegiatan/event. Dokumennya berupa surat penawaran, dimana sales memberikan informasi tertulis atas produk/fasilitas yang dibutuhkan tamu, yang bisa disediakan oleh hotel tersebut.
#3 Demonstrate values
Setelah diberikan penawaran, sewajarnya tamu tidak langsung setuju dengan isi penawaran tersebut. Yang paling sering terjadi, si tamu akan negosiasi harga sesuai budgetnya, atau kalaupun harga sudah cocok, mungkin si tamu akan minta tambahan fasilitas, mungkin juga ada perubahan pilihan menu, dan lain sebagainya. Dalam tahap inilah seorang sales dituntut untuk mendemonstrasikan nilai produk/jasa yang ditawarkan, dan meyakinkan bahwa si sales beserta hotelnya siap memenuhi apapun kebutuhan si tamu. Dokumennya bisa berupa revisi dari surat penawaran sebelumnya, kemudian jika pada akhirnya si tamu setuju dengan penawaran yang diajukan, sales akan mengirimkan surat konfirmasi - bisa dilampirkan proforma invoice, atau kadang digunakan juga commission agreement form sebagai bentuk kesepakatan komisi dari hotel kepada booker (bila perlu).
#4 Deliver and support
Dalam tahap ini si tamu sedang dalam proses menggunakan produk/jasa/fasilitas sesuai dengan konfirmasi sebelumya. Pastikan bahwa setiap yang ditawarkan dan disetujui, dilakukan/tersedia dengan baik sesuai janji si sales kepada si tamu. Karenanya distribusi informasi pun harus lengkap dan akurat. Dokumennya berupa Banquet Event Order (BEO), Grup Order, Amendment Order bila ada perubahan mendadak sehubungan kegiatan yang dilakukan si tamu di hotel, voucher kamar/makan bila perlu, lembar tagihan, ataupun form operasional lainnya yang mungkin diperlukan dalam proses ini.
#5 Closing
Setelah semua selesai termasuk pembayaran dari tamu ke hotel, jangan lupa sampaikan ucapan terimakasih dalam bentuk surat atau email sambil menanyakan rencana kegiatan berikutnya supayya diadakan lagi di hotel si sales. Apalagi kalau ada kesalahan dalam proses sebelumnya, jangan tunda sampai tamu check out untuk menyampaikan surat permohonan maaf. Minta juga komentar tamu menggunakan form guest comment, sebelum kemudian si sales menyiapkan laporan yang juga merupakan salah satu bentuk dokumen korespondensi.
Seteleah semua selesai, sales tentunya mengulangi lagi semua proses tersebut di atas, baik kepada tamu yang sama, ataupun calon tamu lainnya.
#1 Generate leads
ini merupakan proses awal penjualan produk/jasa sebuah hotel, dimana seorang sales mencari potential customer, bentuknya bisa berupa sales call, ikutan trade show, ataupun posting di social media. Dokumennya seperti fact sheet, brosur, flyer, ataupun lembar promosi lainnya, baik secara cetak maupun digital.
#2 Qualify leads
dalam tahap ini seorang sales berdiskusi dengan calon customer/tamu mengenai kebutuhannya untuk menginap, makan/minum, ataupun penyelenggaraan kegiatan/event. Dokumennya berupa surat penawaran, dimana sales memberikan informasi tertulis atas produk/fasilitas yang dibutuhkan tamu, yang bisa disediakan oleh hotel tersebut.
#3 Demonstrate values
Setelah diberikan penawaran, sewajarnya tamu tidak langsung setuju dengan isi penawaran tersebut. Yang paling sering terjadi, si tamu akan negosiasi harga sesuai budgetnya, atau kalaupun harga sudah cocok, mungkin si tamu akan minta tambahan fasilitas, mungkin juga ada perubahan pilihan menu, dan lain sebagainya. Dalam tahap inilah seorang sales dituntut untuk mendemonstrasikan nilai produk/jasa yang ditawarkan, dan meyakinkan bahwa si sales beserta hotelnya siap memenuhi apapun kebutuhan si tamu. Dokumennya bisa berupa revisi dari surat penawaran sebelumnya, kemudian jika pada akhirnya si tamu setuju dengan penawaran yang diajukan, sales akan mengirimkan surat konfirmasi - bisa dilampirkan proforma invoice, atau kadang digunakan juga commission agreement form sebagai bentuk kesepakatan komisi dari hotel kepada booker (bila perlu).
#4 Deliver and support
Dalam tahap ini si tamu sedang dalam proses menggunakan produk/jasa/fasilitas sesuai dengan konfirmasi sebelumya. Pastikan bahwa setiap yang ditawarkan dan disetujui, dilakukan/tersedia dengan baik sesuai janji si sales kepada si tamu. Karenanya distribusi informasi pun harus lengkap dan akurat. Dokumennya berupa Banquet Event Order (BEO), Grup Order, Amendment Order bila ada perubahan mendadak sehubungan kegiatan yang dilakukan si tamu di hotel, voucher kamar/makan bila perlu, lembar tagihan, ataupun form operasional lainnya yang mungkin diperlukan dalam proses ini.
#5 Closing
Setelah semua selesai termasuk pembayaran dari tamu ke hotel, jangan lupa sampaikan ucapan terimakasih dalam bentuk surat atau email sambil menanyakan rencana kegiatan berikutnya supayya diadakan lagi di hotel si sales. Apalagi kalau ada kesalahan dalam proses sebelumnya, jangan tunda sampai tamu check out untuk menyampaikan surat permohonan maaf. Minta juga komentar tamu menggunakan form guest comment, sebelum kemudian si sales menyiapkan laporan yang juga merupakan salah satu bentuk dokumen korespondensi.
Seteleah semua selesai, sales tentunya mengulangi lagi semua proses tersebut di atas, baik kepada tamu yang sama, ataupun calon tamu lainnya.
Semoga manfaat yaa 😊
Comments
Post a Comment