8 Writing Tips

Surat dan laporan adalah salah satu bentuk korespondensi yang paling umum dan cenderung resmi yang selalu dilakukan dalam aktifitas bisnis.




Khususnya untuk keperluan bisnis, perhatikan tips berikut ini dalam menulis surat/laporan:

#1 Know who you are writing to
Sudah sepatutnya kita mengetahui walaupun tidak mendetil secara pribadi, figur orang yang kita kirimi surat/laporan. Bapak atau Ibu, ejaan nama beserta gelar, jabatan dan bidang bisnis, perlu kita ketahui supaya kita bisa menyesuaikan tata cara dan bahasa yang digunakan sehingga informasi yang disampaikan dalam surat/laporan lebih mudah diterima oleh si pembaca/orang yang kita tuju.

#2 Use the right language with correct spelling
Walaupun bahasa yang digunakan adalah bahasa kita sendiri – apalagi bahasa asing umumnya English, jangan sampai ada salah ejaan yang mungkin bisa beda arti. Dalam tata bahasa pun, sebaiknya bersifat sopan dan profesional, singkat dan jelas, supaya si pembaca senang dan tidak keburu bosan membaca surat/laporan kita. Kalau kita sudah dapat info pada point #1 diatas, lebih mudah bagi kita menyusun tata bahasa yang sekiranya sesuai dengan kepribadian si penerima surat/laporan.

#3 Never misspelled a person’s name and/or title
Nah ini harus betul-betul diperhatikan. Tidak dapat dipungkiri, setiap orang ingin merasa dihargai, apalagi makin tinggi jabatan orang tersebut. Sebagian orang sensitif dalam penulisan namanya, apalagi gelar yang tentunya merupakan kebanggaan sebagai bukti pencapaian orang tersebut. Makanya jangan sampai salah. Khususnya orang Indonesia, sebagian masih memiliki nama dengan ejaan lama (termasuk nama bapak saya yang saya gunakan). Nah hati-hati ya.

#4 Use either kindly or please in English letters, do not do “kindly please…”
Kalau yang ini ceritanya common mistake yang dilakukan orang-orang hotel biasanya dalam membuat email berbahasa Inggris di awal kalimat. Ingat, gunakan salah satu; “kindly…” atau “please…” jangan dipakai dua-duanya jadi “kindly please…”

#5 Do not do abbreviations on words
Ini surat/laporan. Bukan chatting loh! Jangan disingkat2 (kayak gini misalnya). Ingat, gunakan ejaan yang benar untuk setiap kata, yang artinya isi kata lengkap setiap hurufnya. Kalau yang baca mengerti arti singkatan kita… kalau ngga? Kan KZL bacanya ya…

#6 Do not use all CAPITAL/UPPERCASE letters… do bold, underline, or italic instead to mark important point
Dalam korespondensi, penggunaan huruf besar seluruhnya di isi surat/laporan dalam sebuah kalimat bisa berarti MARAH. Nah kita mesti hati-hati nih. Untuk menekankan makna penting walaupun itu merupakan nama atau judul kegiatan misalnya, sebaiknya cukup gunakan bold, italic, atau underline. Toh opsi ini sudah tinggal klik saat menggunakan komputer untuk mengetik surat/laporan ya kan?

#7 Should reflect truthful and non-misleading information, must contain accurate information
Kembali lagi dalampenggunaan tata bahasa, isi surat/laporan sebaiknya singkat, jelas dan akurat. Jangan sampai yang membaca jadi dapat salah informasi, atau bahkan salah paham karena bahasa yang digunakan.

#8 Proof read and/or get approval before sending
Sebelum di-print atau dikirim, baca ulang surat/laporan yang sudah dibuat. Periksa jangan sampai ada kesalahan, walaupun cuma penggunaan tanda baca. Pastikan isi surat/laporan mudah dipahami. Bila perlu, minta persetujuan atasan atau pertimbangan rekan kerja, dan lakukan koreksi atau tambahan yang disarankan.

Nah, bagaimana? Silakan dipraktekkan. Makin sering dilakukan, pasti makin lancar. Selamat mencoba!

Semoga manfaat yaa 😃

 DC©201910

Comments

Post a Comment

Popular posts from this blog

Cara Hitung Service Charge Hotel

Image
Service Charge, diterjemahkan sebagai uang jasa pelayanan yang dikenakan sebagai tambahan harga atas jual-beli produk service industry, khususnya hotel, baik berupa kamar, makanan/minuman, ataupun produk dan pelayanan lainnya yang tersedia di hotel tersebut. Sebagaimana disebutkan dalam PERMENAKER 7/2016 pada gambar diatas – yang mana menjadi acuan saya dalam pembahasan kali ini, ditambah berbagai kebijakan management dalam cara distribusi service charge, pada bab 1 pasal 1 nomor 1, berikut adalah definisi service charge: Sesuai ketentuan yang masih berlaku pun, besaran tax & service untuk hotel adalah 21%, terbagi menjadi 11% tax dan 10% service charge. Pun mengacu pada definisi tersebut mengenai jasa pelayanan yang secara logikanya dilakukan oleh karyawan hotel, maka seyogyanya service charge ini menjadi hak karyawan, sebagai salah satu tunjangan yang difasilitasi oleh perusahaan, dan diharapkan perusahaan pun cukup tahu diri untuk tidak menggunakan dana servi...
Read more

Hotel Feasibility Study: 4 Factors

Image
Semua fasilitas akomodasi - apapun bentuk dan kelasnya menawarkan produk yang sama: kamar , ditambah sebagian menyediakan juga produk food & beverage . Jadi dengan kondisi persaingan bisnis akomodasi saat ini, produk akomodasi yang sesungguhnya adalah: experience . Yaitu kesan atas proses yang dialami oleh setiap tamu pada saat menggunakan fasilitas dan pelayanan yang tersedia di fasilitas akomodasi. Experience bukan hanya tanggungjawab pengelola saja - dalam hal ini manajemen, tapi tentunya berawal dari  persiapan   investor/owners - selaku pemilik bisnis. Karenanya membangun hotel ataupun membeli hotel yang sudah jadi ( operating ), banyak faktor yang harus dipertimbangkan, terutama sebagai berikut: LOKASI Pada dasarnya, lokasi menentukan prestasi. Meskipun nyatanya dimasa sekarang ini, beberapa daerah khususnya di Indonesia membuktikan bahwa berbagai fasilitas akomodasi dengan lokasi yang dianggap terpencil pun bisa punya occupancy bagus, te...
Read more

Aston Primera Pasteur BERUBAH menjadi Holiday Inn Bandung Pasteur

Image
Perusahaan pemilik Aston Primera Pasteur SIAP ikut serta dalam persaingan bisnis hotel yang kian ketat - khususnya di Bandung, dengan mengubah brand lama Aston Primera Pasteur - brand hotel bintang empat grup lokal Archipelago International Indonesia, menjadi  Holiday Inn Bandung Pasteur - brand hotel bintang empat dalam grup hotel ketiga terbesar sedunia Intercontinental Hotel Group (IHG). Sebelum Sesudah Keputusan ini diambil dalam rangka meningkatkan fasilitas dan layanan yang sudah ada selama hampir 7 (tujuh) tahun terakhir agar memenuhi standar internasional, tentunya dari sisi kualitas untuk kenyamanan para tamu, juga keamanan dan keselamatan; selain itu pula untuk meningkatkan tingkat pasar, dengan harapan yang selama ini mayoritas tamu lokal khususnya MICE, tamu asing pun bisa meningkat dengan adanya tambahan "brand value" dari IHG, dimana Holiday Inn merupakan merk hotel dengan standar tinggi tidak hanya untuk kualitas produk, pelayanan dan fasilitas, ta...
Read more