Secretary: apaan sih?
/ˈsek.rə.ter.i/
Someone who works in an office, writing letters, making phone calls, and arranging meetings for a person or for an organization.
[Cambridge Dictionary]
A secretary, administrative professional, or personal assistant is a person whose work consists of supporting management, including executives, using a variety of project management, communication, or organizational skills. However this role should not be confused with the role of an executive secretary, who differs from a personal assistant. In many countries, an executive secretary is a high-ranking position in the administrative hierarchy.
The functions of a personal assistant may be entirely carried out to assist one other employee or may be for the benefit of more than one.
[Wikipedia]
Begitulah beberapa definisi "secretary" menurut sumber-sumber terpercaya.
Menurut aku: a secretary is VIP for the VIPs = ORANG YANG PENTING BUAT ORANG PENTING 😄
Yup! Buat aku, begitulah SECRETARY yang baik dan benar.
Kedengerannya rada klise memang. Tapi buat sebagian orang yang ngerasain, pasti setuju. Mau bagaimanapun tipe bossnya, bahkan mungkin yang mandiri sekalipun ~ dalam arti kadang-kadang masih mau ngerjain sendiri, meaning gak selalu nyuruh si sekretaris ~ tetep aja sedemikian pentingnya, si boss tetep membutuhkan sang sekretaris, tentunya bukan untuk hal-hal romantis atau semacamnya.
Gimana sih biar bisa jadi sekretaris yang baik dan benar? a.k.a jadi orang penting buat si boss serta orang-orang disekitar kita/beliau? Kalo menurut aku sih gini:
KENALI TUGASMU...
Apa sih job description posisi sekretaris?
Disamping yang disebutin dalam definisi diatas? Jawabnya... segala 😅
Secara apa yang disuruh si boss ya kudu dikerjain kan? Malah seringkali become a Mission Impossible, tapi ya tetep aja kudu dikerjain. Singkat kata, Pembantu Eksklusif. Sehubungan judulnya adalah membantu si boss dalam mengerjakan tugas-tugasnya toh? Saat sudah menjadi orang penting, sekretaris tidak hanya membantu, tapi bahkan mempermudah atau malah menjalankan sebagian tugas-tugas si boss.
Trus, kalo terima tugas-tugas yang agak aneh, dalam arti kata yang kita belum tau atau belum pernah kerjain sebelumnya, jangan panik!
Cari tau sebanyak mungkin informasi dulu mengenai tugas itu. Cara paling gampang, browsing. Atau bisa nanya ke orang yang mungkin lebih tau mengenai tugas itu.
Kalo udah, coba kerjain, dan kasih info ke si boss mengenai progress tugas yang dikerjain sambil konfirmasi bahwa benar begitulah yang dimaksud si boss.
KENALI BOSSMU...
Tipe orang yang kayak gimana sih? Moody kah? Nyantai kah? Pendiem kah? Killer kah?
Gak masalah...
Ini dia yang mesti kita pahami, sebagai penunjang teknis dalam menyelesaikan setiap tugas.
Mau kayak gimana juga, dia teteup manusia. Ada lebihnya, ada kurangnya. Lebihnya kita hargai dan pelajari, kurangnya kita maklumi dan tutupi... heheee
Ada boss yang seneng ngajarin, ada yang maunya tau beres aja, malah ada juga yang kadang prefer ngerjain sendiri. No matter what, as a secretary (yang digaji) we should be there for the boss, professionally.
Pahami gayanya beliau dalam berbicara, dalam berbahasa, dalam bekerja, dalam berinteraksi dengan orang-orang sekitarnya sehubungan pekerjaan. Tak kenal maka tak sayang yekaaan?
Dari situ, kita tau dia orang yang formal atau casual, seneng cepet atau santai, saklek atau bertele-tele.
Nah dimana yang positif, ikutin deh gayanya dalam bahasa korespondensi, dalam bahasa laporan juga. Dimana yang negatif, kita perbaiki untuk menutupi kekurangannya.
Data/file yang kita pegang juga harus tersusun rapi. Jadi kalo model boss nya rusuh, tiap minta data apa aja kita siap dalam sekejap. Ngga rusuh pun kita mesti siap dong walau gak sekejap.
KENALI KEMAMPUANMU...
Jadi sekretaris jangan mau bisa ngetik doang ciiin!
Sebagai tangan kanan si boss tentunya, kita mesti belajar bisa jadi beliau. Bukan dalam arti kudeta lo yaaa! Maksudnya bersikap mewakili beliau. Sampe bisa, apa kata gue, kata si boss. Hahaaaa... Bukan buat belagu-belaguan nih. Tapi supaya kerjaan kita beres. Kalo kerjaan kita beres, kerjaan boss nya kan pasti beres.
Pastinya kita berinteraksi dengan tim yang jadi bawahan beliau. Perlu data kek, koordinasi kek, kita mesti bisa komunikasi yang baik dan benar dalam rangka menyampaikan maksud dan tujuan si boss supaya bisa dipahami dan dijalankan sama semua anggota tim.
Kadang mungkin kita juga perlu menjelaskan alasan suatu keputusan yang diambil oleh si boss. Ingat! Yang PERLU! Yang gak perlu ya jangan dibahas sik!
Kembangkan terus kemampuan kita. Toh dengan membantu kerjaan si boss, sedikit banyak pasti kita tau tugas dan tanggungjawabnya, cara menjalani dan menyelesaikannya. Ambil ilmunya deh buat ngembangin diri kita sendiri at least selangkah lebih maju. Saat kita udah kuasai, apapun tugas yang kita kerjain Insya Allah lancar, dalam arti gak banyak dikoreksi, sehingga semua kerjaan bisa beres cepat dan tepat, secara efektif dan efisien.
Semoga terinspirasi yaaa
SEMANGAT!!!
DC©201909
Comments
Post a Comment