Business KPI: HOTEL

Key Performance Indicators (KPI) adalah penilaian yang terdiri dari berbagai subject terkait atas suatu proses dengan parameter tertentu untuk memastikan apakah hasil proses tersebut memenuhi standar yang ditentukan/diharapkan.

KPI banyak diterapkan untuk menilai kinerja karyawan. Kali ini, saya akan membahas KPI untuk menilai kinerja bisnis khususnya hotel, yang saya susun pada saat menduduki jabatan corporate yang report langsung ke shareholders.

Pada dasarnya, komponen dalam semua lini bisnis adalah financial, marketing, operation, dan resources (human), termasuk di setiap hotel ataupun bisnis akomodasi lainnya. KPI yang saya susun ini pun mengacu pada keempat komponen tersebut, dengan faktor-faktor tertentu sehingga KPI dapat dicetak dalam satu lembaran sebagai laporan bulanan, seperti membaca lembaran hasil tes darah, dengan perbandingan kondisi ideal v. kondisi aktual untuk menilai bisnis yang dijalankan cukup sehat atau tidak.

Kondisi ideal yang digunakan dalam KPI ini mengacu pada budget tahunan, juga masukan atas standar pencapaian sesuai permintaan pihak management dan shareholders, dengan parameter yang sederhana, yaitu jika mencapai diberi nilai 1 (satu), jika tidak maka nilainya 0 (nol). Total nilai yang dicapai kemudian dibandingkan dengan total faktor yang dinilai dalam KPI. Nilai akhirnya dalam bentuk persentase, <25% = poor, 25%-<50% = bad, 50%-75% = fair, >75% = good. Parameter akhir dibuat genap supaya jelas, hasil yang dicapai cenderung bagus, atau cenderung buruk.

Berdasarkan komponen bisnis tersebut, berikut faktor-faktor yang dinilai beserta rumus-rumus perhitungannya:

1. BUSINESS PERFORMANCE

Room Occupancy to budget = pencapaian aktual room occupancy terhadap budget = [rooms sold] ÷ [rooms available]

Average Room Rate (ARR)/Average Daily Rate (ADR) to budget = pencapaian aktual ARR terhadap budget = [total room revenue] ÷ [rooms sold]

Revenue Per Available Room (RevPAR) to budget = pencapaian aktual RevPAR terhadap budget = [total room revenue] ÷ [room available]

Room Revenue to budget = pencapaian aktual room revenue terhadap budget = [room revenue] + [laundry revenue] + [extra bed revenue] + [other room revenue]

Food & Beverage Revenue to budget = pencapaian aktual F&B revenue terhadap budget (bila ada F&B) = [restaurant revenue] + [banquet revenue] + [room service revenue] + [other F&B outlets revenue]

Total Revenue to budget = pencapaian aktual total revenue terhadap budget = [room revenue] + [F&B revenue] + [other revenue]

Total Revenue by Present Value to budget = menilai pertumbuhan bisnis dari aktual nilai uang revenue bulan ini terhadap aktual revenue bulan yang sama tahun sebelumnya mengacu pada inflation rate = rumus excel =PV([inflation rate],[periode tahun=1],0,[aktual revenue bulan ini],0) referensi dari https://rumus.co.id/rumus-present-value/

Actual Market Share to Natural Share = menilai pertumbuhan bisnis dari jumlah room sold berbanding room available terhadap total rooms available compset = [rooms sold] ÷ [total rooms available compset] berbanding [rooms available] ÷ [total rooms available compset]

Market Penetration Index (MPI) to Compset = menilai pertumbuhan bisnis dari rasio MPI hotel kita berbanding 1 = [room occupancy hotel] ÷ [total room occupancy compset]

Average Rate Index (ARI) to Compset = menilai pertumbuhan bisnis dari rasio ARI berbanding 1 = [ARR hotel] ÷ [ARR compset]

Revenue Generator Index to Compset = menilai pertumbuhan bisnis dari rasio RGI berbanding 1 = [RevPAR hotel] ÷ [RevPAR compset]

Promotions and Packages Offered = menilai usaha yang dilakukan dari jumlah promosi produk hotel - room atau F&B yang dibuat dalam bulan yang bersangkutan dengan asumsi minimal 1 promosi setiap minggu berbanding 4 minggu dalam satu bulan, untuk menunjukkan aktifnya penawaran kita kepada pasar

2. FINANCIAL PERFORMANCE

Ratio Food Cost of Food Revenue to Standard = efisiensi biaya penjualan makanan dari aktual rasio food cost terhadap budget = [total food cost] ÷ [total food revenue]

Ratio Beverage Cost of Beverage Revenue to Standard = efisiensi biaya penjualan minuman dari aktual beverage cost terhadap budget = [total beverage cost] ÷ [total beverage revenue]

Ratio Total Cost & Expenses of Total Revenue to Budget = efisiensi biaya operasional total dari aktual total cost & expenses terhadap budget = [total cost & expenses] ÷ [total revenue]

Ratio Cost of Sales of Total Revenue to Budget = efisiensi biaya langsung penjualan produk dari total cost of sales terhadap budget = [total cost of sales] ÷ [total revenue]

Ratio PTEB of Total Revenue to Budget = efisiensi biaya salary & wages (payroll, tax, and employee benefits) terhadap budget, termasuk gaji, BPJS tenaga kerja dan kesehatan, makan, cadangan THR/bonus, serta fasilitas karyawan lainnya yang dikeluarkan setiap bulan = [total salary & wages] ÷ [total revenue]

Ratio Energy Cost of Total Revenue to Budget = efisiensi biaya listrik + air + gas terhadap budget = [total energy cost] ÷ [total revenue]

Ratio Department Profit/(Loss) of Total Revenue to Budget = kinerja bisnis dari rasio keuntungan/(kerugian) operating departments (penghasil income: FO, HK, FB, Kitchen) terhadap budget = ([total revenue] - [total operating departments cost & expenses]) ÷ [total revenue]

Ratio Gross Operating Profit (GOP) of Total Revenue to Budget = kinerja bisnis dari rasio GOP atau EBITDA terhadap budget = [GOP] ÷ [total revenue]

Total Account Payable to 30% of Total Revenue = kinerja cash flow dari pengelolaan piutang terhadap pendapatan = [total account payable] ÷ [30% total revenue]

Total Account Receivable to Total Account Payable = kinerja cash flow dari pengelolaan outstanding income terhadap piutang lebih besar atau sama dengan 0 = [total account receivable] - [total account payable]

Total Account Receivable to 30% of Total Revenue = kinerja cash flow dari pengelolaan outstanding income terhadap pendapatan = [total account receivable] ÷ [30% total revenue]

Total Aging >90 days to 10% of Total Account Receivable = kinerja cash flow dari penagihan outstanding income >90 hari terhadap total outstanding income = [total >90 days aging account receivable] ÷ [10% total account receivable]

Lost & Breakage to Provision = kinerja pengelolaan dana cadangan loss & breakage (3% service charge) untuk membantu menutupi biaya penggantian barang hilang/rusak (linen, chinaware, dan barang operasional lainnya) secara akumulatif, selisih penggunaan dari dana yang tersedia tidak kurang dari 0, = [amount use of loss & breakage] - [total loss & breakage fund]

3. HUMAN CAPITAL PERFORMANCE

Actual Total Manning to Room Quantity = efisiensi jumlah karyawan terhadap jumlah kamar dengan standar rasio 0.8, dimana perhitungan ini khususnya efektif untuk hotel budget tanpa F&B outlet, tapi dengan fasilitas F&B bisa juga dibandingkan dengan kapasitas outlet yang ada = [total employee] ÷ [total rooms available]

Actual Manning (1 year contract) to Budget = efisiensi jumlah karyawan PKWT dengan masa kontrak minimal 1 tahun terhadap budget = [actual number of employee] ÷ [budget number of employee]

Actual Working Time per Employee to Standard Hours = efektifitas jumlah karyawan dari aktual rata-rata jam kerja per karyawan terhadap standar jam kerja dari pemerintah (minimal 7 jam per hari) = ((([total karyawan PKWT & casual] x ([jumlah hari sebulan] - [jumlah tanggal merah dalam sebulan])) - [jumlah hari karyawan tidak masuk semua alasan]) x 7 jam kerja per hari) ÷ [total karyawan PKWT & casual] ÷ ([jumlah hari sebulan] - [jumlah tanggal merah dalam sebulan])

Employee Turnover (1 year contract) = jumlah karyawan PKWT yang baru masuk seimbang dengan yang berhenti bekerja, dengan standar 1 (tidak kurang atau lebih) = [total karyawan di akhir bulan] ÷ [total karyawan di awal bulan]

Actual HOD (grade 1-2-3) to Standard = keseimbangan tim management dari jumlah head of departments sesuai levelnya (tidak termasuk acting HOD) terhadap jumlah department yang ada, tidak kurang dari 1 = [total head of department] ÷ [total departments]

Training Hours per Employee to Standard Hours = jumlah rata-rata jam training (baik teori maupun praktek) per karyawan per bulan dalam rangka pengembangan pengetahuan dan keterampilan terhadap standar yang ditentukan (misal minimal 1 jam per minggu atau 4 jam training per orang per bulan) = [total jam training karyawan oleh HR & Department sebulan] ÷ [total karyawan PKWT]

Total Sick Leave to Days of the Month = meninjau kesehatan kayawan berikut tunjangannya dari jumlah hari sakit karyawan dalam sebulan terhadap jumlah hari dalam sebulan harus <1 = [total employee sick days] ÷ [total work days in the month]

Employee Activities to Weeks of the Month = jumlah aktifitas karyawan tidak termasuk training dalam sebulan (misal minimal 1 kali seminggu atau 4 kali sebulan) dalam rangka menjaga kebersamaan dan kekeluargaan antar karyawan = [total jadwal employee activities in month] - 4

Training & Development fund to Provision = pengelolaan dana cadangan training & development (2% service charge) yang sebelumnya dikenal sebagai social welfare untuk keperluan pengembangan karyawan terhadap dana yang tersedia = [amount use of training & development fund] - [total training & development fund]

4. OPERATION PERFORMANCE

TripAdvisor Rank = distandarkan masuk dalam 10 peringkat teratas dalam kota lokasi property, dimana Trip Advisor merupakan salah satu sistem referensi terkemuka bagi para individual pengguna jasa perjalanan berikut fasilitasnya termasuk hotel

Agoda Rating to Standard "Good" Rating = distandarkan tidak kurang dari 7, Agoda juga merupakan salah satu online travel agent terbesar khususnya di Indonesia untuk FIT.

Booking.com Rating to Standard "Good" Rating = distandarkan tidak kurang dari 7, Booking.com juga merupakan salah satu online travel agent terbesar khususnya di Indonesia untuk FIT.

Bad Comments = akumulasi jumlah komentar negatif dari tamu dalam sebulan yang bersumber dari online (OTA system) maupun offline (guest survey) - sekecil apapun, baik mengenai fasilitas maupun pelayanan yang disediakan hotel, dengan standar 0

Room General Maintenance & Cleaning = jumlah kamar yang dikerjakan dalam sebulan untuk menjaga kualitas berupa kegiatan deep cleaning dan general maintenance atas semua fasilitas dan perangkat yang tersedia di setiap kamar tamu dengan jumlah minimal = [total rooms available] x [average YTD room occupancy] ÷ 12 months

Accidents & Incidents to Days of the Month = terkait dengan property safety and security, untuk melihat sejauh mana pelanggaran/penyimpangan yang terjadi terhadap kebijakan, tata tertib dan peraturan yang telah ditetapkan perusahaan terkait proses bisnis, juga standar yang telah dipenuhi terkait keamanan dan keselamatan tamu, dengan standar 0

Demikian contoh property KPI yang pernah saya susun, tentunya masing-masing faktor bisa disesuaikan penerapannya dengan kapasitas dan standar yang sudah ada pada masing-masing property. Berikut saya berikan contoh format lembarannya sebagai referensi saja. Jangan ragu bila ada komentar atau pertanyaan ataupun kritik via comment ya.